Hotel, hostal y hospedaje
¿Aún no usas BillerPro? Mira el sistema hotelero: qué incluye, qué no hace y cuánto cuesta.
Un hostal pequeño no pierde plata facturando: la pierde cuando vende dos veces la misma habitación, cuando el consumo del restaurante no llega a la cuenta del huésped, y cuando la inspección pide el registro de huéspedes y hay que buscarlo en un cuaderno.
Este módulo se suma a tu plan por S/ 99 al mes.
1. El tablero
La pestaña Calendario es una cuadrícula: tus habitaciones en las filas, los días en las columnas. Verde es una reserva confirmada, morado un huésped alojado, ámbar una solicitud sin confirmar y rojo una habitación fuera de servicio. Un clic en cualquier celda abre la reserva.
No hay sobreventa. Si intentas reservar una habitación que ya está tomada en esas fechas, el sistema te lo dice y no te deja. Lo mismo si está en mantenimiento. Una salida y una entrada el mismo día sí conviven: quien sale libera la noche.
En Hoy ves lo único que importa a las 8 de la mañana: quién llega, quién sale, quién está en casa, la ocupación y cuántas habitaciones quedan por limpiar.
2. Booking y Airbnb sin channel manager
Ni Booking ni Airbnb dan su API a un hostal de 12 habitaciones, pero los dos dan un calendario iCal, que es el estándar real del sector. En Config → Booking, Airbnb y tu calendario:
- Copia de cada canal su URL iCal y pégala en BillerPro. Cada media hora entran las reservas nuevas y bloquean la habitación. Si vuelves a sincronizar, se actualizan, no se duplican.
- Copia tu calendario de BillerPro y pégalo en cada canal, para que ellos no vendan lo que tú ya vendiste.
Es la forma honesta de decirlo: el iCal no sincroniza tarifas, bloquea disponibilidad en los dos sentidos — que es donde ocurre el 90 % del daño. Va incluido, sin costo.
La conexión completa (opcional, se cobra aparte)
Si quieres que tus tarifas y restricciones se publiquen solas en cada portal y que las reservas entren con los datos del huésped listas para el check-in, esa es la conexión completa. En Config → Conexión completa con los portales pides el portal que te interesa; nosotros coordinamos con la plataforma y te confirmamos el costo mensual antes de activar nada.
Va aparte del precio del módulo porque depende del portal y del tamaño del hospedaje: la referencia es S/ 59 al mes por portal, y el precio final se pacta contigo. No se cobra hasta que esté funcionando, y si la das de baja dejamos de cobrarla desde el periodo siguiente.
Por qué no es un botón que enciendes tú: Booking, Airbnb y Expedia no abren su conexión directa a cualquiera — hay que pasar por su proceso de certificación, y por eso lo gestionamos nosotros.
3. Tarifas y temporadas
Cada tipo de habitación tiene su tarifa base. Encima puedes definir temporadas (Inti Raymi, Fiestas Patrias, Año Nuevo) con su precio y su mínimo de noches. Al cotizar, cada noche se cobra con la tarifa que le toca, así que una estadía que cruza el fin de la temporada sale bien sumada. Cuando hay dos temporadas encima, gana la más específica (la más corta).
4. Check-in y registro de huéspedes
El Reglamento de Establecimientos de Hospedaje te obliga a llevar el registro de quién se aloja y a tenerlo disponible para la autoridad. En el check-in:
- Registras a cada ocupante: tipo y número de documento, nombres, nacionalidad y procedencia. El titular sin documento no pasa: el sistema no deja cerrar el check-in.
- Si es extranjero, anotas su TAM (Tarjeta Andina de Migración) y la fecha de ingreso al país.
- Se imprime la ficha de registro en PDF con tu logo, para que la firme.
- La habitación pasa a ocupada y se abre la cuenta con las noches ya cargadas a la tarifa pactada.
En Registro exportas el libro por rango de fechas, en pantalla o en CSV, con las columnas que se piden: nombre, documento, nacionalidad, procedencia, entrada, salida, habitación y TAM.
5. La cuenta de la habitación
Todo lo que consume el huésped se acumula en su cuenta: las noches (una línea por noche), los extras (desayuno, lavandería, traslado), el minibar y los descuentos (se escriben en positivo y restan solos).
El restaurante carga a la habitación. Si además tienes el módulo Restaurante, en el cobro de la comanda aparece el medio «A la habitación»: escribes el número, y el consumo entra a la cuenta del huésped en lugar de emitir un comprobante suelto. La comanda queda cerrada y referenciada al folio.
Los anticipos se registran cuando el huésped adelanta parte: puedes emitirle su comprobante en ese momento o solo dejar el pago anotado. Al check-out se descuenta.
Quitar un cargo mueve dinero, así que exige un motivo y queda en la trazabilidad con tu nombre. Un cargo ya facturado no se puede borrar: para eso está la nota de crédito.
6. Check-out
Cierra la estadía y emite. Tres formas:
| Caso | Qué sale |
|---|---|
| Huésped particular | Boleta (o factura si dio RUC) por el saldo, y la venta entra a la caja del día. |
| Empresa o agencia | Factura al RUC, opcionalmente al crédito: se va sola a Cobranzas con sus días y sus recordatorios. |
| Turista extranjero | Factura sin IGV (exportación de servicios), si lo tienes habilitado. |
La habitación pasa automáticamente a sucia para que housekeeping la vea.
7. Turistas extranjeros: la factura sin IGV
El hospedaje y la alimentación que le vendes a un no domiciliado que entró al país con pasaporte y TAM, con estadía de hasta 60 días, se considera exportación de servicios: se factura con IGV 0 (D. Leg. 919 y Ley 27033).
BillerPro lo soporta, pero va apagado por defecto y lo activas tú en Config. Cuando lo activas:
- Un huésped registrado con pasaporte y TAM marca su reserva como candidata.
- Al check-out, BillerPro te pregunta antes de emitir; si aceptas, sale factura con la afectación de exportación y la referencia legal en la observación.
Esto es responsabilidad tuya, no del software. Debes conservar copia del pasaporte y de la TAM, y la estadía no puede pasar de 60 días. Consúltalo con tu contador antes de activarlo: si aplicas la exoneración a quien no corresponde, el reparo es del hotel.
8. Housekeeping y mantenimiento
El rol Housekeeping ve una sola cosa: las habitaciones y su estado. Marca la que ya limpió y puede reportar una avería. Una avería abierta pone la habitación en mantenimiento y la saca de la disponibilidad: no se puede vender una habitación rota. Cuando la resuelves, vuelve a limpieza.
No ve reservas, ni huéspedes, ni dinero.
9. Los tres números
En indicadores: ocupación (qué porcentaje de tus noches disponibles vendiste), ADR (lo que cobras en promedio por noche vendida) y RevPAR (ingreso por habitación disponible, la que de verdad mide si el hotel va bien). Más el mix de canales, para que sepas cuánto dependes de Booking.
10. Preguntas frecuentes
¿Sirve para un apart-hotel o un glamping? Sí: cada unidad es una "habitación" y cada categoría un "tipo".
¿Puedo cobrar la tarjeta del huésped desde aquí? No en esta versión. BillerPro emite el comprobante y lleva la cuenta; el cobro con tarjeta lo haces con tu POS bancario y lo registras como medio "tarjeta".
¿Las tarifas se sincronizan con Booking? No. iCal sincroniza disponibilidad, no precios. Los precios los sigues manejando en el extranet de cada canal.
¿Qué pasa con el registro de huéspedes si dejo BillerPro? Te lo entregamos completo antes de borrar nada. La autoridad puede pedírtelo después, así que consérvalo.